Desde hace varios años, el tema del “Home Office” es algo que me ha resultado muy interesante investigar y probar. Como empresario es un esquema que te permite atraer al mejor talento sin tener que limitarte sólo a tu ciudad, y como trabajador te permite acceder a oportunidades en cualquier lugar del mundo.
Pero hoy es la primera vez que lo hacemos extensivo a toda nuestra empresa. Ante la contingencia que se vive con el COVID-19, a partir de hoy en NetClick hemos tomado la decisión de cerrar la oficina e implementar el trabajo remoto para todo el personal, con el fin de cuidar nuestra salud y la de nuestras familias.
Si en tu negocio estás haciendo lo mismo, es importante que conozcas algunas de las mejores prácticas y herramientas para maximizar la productividad de tu trabajo y mantener un excelente servicio a tus clientes, ante un panorama donde tal vez tengamos que pasar hasta un mes fuera de la oficina.
Trabajo remoto: ¿para quién sí y para quién no?
Prácticamente todas las empresas de servicios profesionales pueden migrar a un esquema de Home office sin mayor disrupción.
Pero también tenemos los ejemplos de varios de nuestros clientes en otras industrias más delicadas como obra pública, mudanzas, gimnasios, hotelería, industria manufacturera, entre otros casos en los que claramente no es viable migrar la totalidad de la operación fuera de las instalaciones de la empresa. En estos casos, lo que estamos haciendo es ayudarles a proyectar un mensaje de confianza para sus clientes y empleados en el sentido de que se están tomando todas las medidas necesarias para asegurar la salud de todos.
Además de las medidas de higiene que apliquen en cada caso, también es importante distinguir las tareas esenciales y no esenciales para la prestación del servicio. En la mayoría de las empresas, las áreas administrativas pueden trabajar remotamente, y en muchos casos también áreas como la comercial, planeación, ingeniería o servicio a clientes pueden operar sin necesidad de acudir a la oficina.
¿Cómo equipar tu oficina en casa?
Hace algunos años leí un libro llamado “Remote”, y uno de los puntos que más me llamó la atención es la importancia de la ergonomía para la productividad.
En el caso de nuestros colaboradores, les montamos su oficina en casa con todo lo que necesitarán. Algunos de nuestros compañeros se llevaron su computadora, su silla de oficina y hasta su escritorio. Creo que esto es de suma importancia: No es lo mismo trabajar en casa un día que trabajar un mes, por lo que como empresario está en tu mejor interés el que tu equipo disponga de todas las herramientas para mantener su máxima productividad.
Algunas de las cosas que implementamos y recomendamos:
- Tener un espacio de oficina destinado especialmente para trabajar. No vale trabajar en la mesa del comedor y mucho menos en la cama.
- Contar con un escritorio específicamente destinado para el trabajo, con todo lo que necesitas para tus labores.
- Utilizar una silla ejecutiva que te permita mantenerte concentrado todo el tiempo. En mis inicios solía trabajar en las sillas del comedor de mi casa, y con frecuencia acababa con dolor de espalda al finalizar el día.
¿Cómo mantener el enfoque y la productividad?
- Sigue tu misma rutina diaria. No se vale trabajar en pijama. Hay que bañarse, vestirse y prepararse para trabajar como en un día normal.
- Establece entregables claros y fechas de entrega bien definidas con tu equipo de trabajo. Nunca hay que dejar que la distancia física nos impida dar un seguimiento oportuno a las tareas que deben ejecutarse.
- Pide a tu familia que te ayude respetando tu espacio y tu tiempo. No son vacaciones.
- Establece un horario de trabajo: Una de las ironías del trabajo en casa es que muchos piensan que se trabaja menos que en la oficina, pero en realidad puede llegar a suceder lo contrario. Un colaborador comprometido se sentirá tentado a trabajar más horas, al no tener bien definidos los límites de dónde termina la oficina y empieza la casa. Es importante no dejar que el cansancio haga presa de nuestro equipo; estamos en un maratón y no en una carrera de 100 metros, y necesitamos que el equipo esté física y mentalmente sano durante todo este tiempo.
- Utiliza herramientas de comunicación eficientes para mantenerte en contacto con tu equipo:
- Nosotros usamos la suite de Google (si te interesa probarla, contáctanos. Tenemos códigos de cortesía para 30 días gratis y 20% de descuento durante un año). Esta herramienta nos brinda, además del correo electrónico, un sistema de chat empresarial, videoconferencias, edición de documentos (Word, hojas de cálculo, etc.) y almacenamiento de archivos en la nube para acceder desde cualquier ubicación.
- Con Fontacto tenemos un conmutador virtual que redirige las extensiones telefónicas a nuestros teléfonos celulares y de casa, de modo que nunca dejamos de atender las llamadas de los clientes. (Si te interesa probarlo, usa el código de promoción 1VMD2j y obtén 200 créditos gratis).
- Para la gestión de proyectos y tareas usamos Teamwave. Otros altamente recomendables son Monday y Basecamp. En nuestro trabajo con agencias de marketing en Estados Unidos, ellos nos proporcionan este último, que es más costoso pero sumamente robusto y completo.
Y, ¿quién sabe? … Tal vez al final de esta cuarentena muchos empresarios se acaben cuestionando qué sentido tiene pagar una renta de oficina. No descartemos que esta situación lleve en muchos casos hacia un cambio de paradigma.
Queridos clientes y amigos empresarios, cuídense mucho pero no pierdan el enfoque. Es en las crisis cuando nacen las oportunidades. Estoy seguro que vienen mejores tiempos y hay que estar preparados para aprovecharlas.
¿Tienes alguna otra recomendación? ¡Compártela en los comentarios!
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